Analyse der Vorteile und Nachteile eines Software-Update

A volte è difficile anche per un amministratore decidere a favore o contro un aggiornamento della versione di un software CAD. Ascoltare l’istinto spesso non è la cosa migliore.

Per semplificare e supportare l’IT administrator durante la decisione in merito al possibile aggiornamento, è possibile utilizzare queste istruzioni per effettuare una valutazione ottimale e prendere una decisione corretta.

Analisi dei vantaggi e degli svantaggi di un aggiornamento software
Analisi dei vantaggi e degli svantaggi di un aggiornamento software

Integrazione nell’infrastruttura esistente

L’infrastruttura di sistema di un’azienda è costituita da molte soluzioni spesso integrate, come ERP, PLM, sistemi di backup o intranet. Ogni azienda ha un ambiente software in crescita in cui la nuova versione deve adattarsi. Quindi, se si desidera lavorare in modo efficace con il nuovo aggiornamento, sarebbe necessario sapere come la nuova versione si inserisce nel quadro generale dell’azienda.

Prova il software CAD gratuitamente per 30 giorni
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La Fase di Prova

Prima di tutto, l’IT administrator dovrebbe eseguire una serie di test sulla nuova versione del software. Se l’azienda ha stipulato un contratto di manutenzione software, essa riceverà l’aggiornamento automaticamente. In caso contrario, l’IT administrator dovrebbe prendere in considerazione i seguenti consigli per testare la nuova versione in modo conveniente:

  • Uso di una versione di prova
  • Partecipazione a programmi di beta test
  • Richiesta al fornitore software di una licenza a noleggio per un tempo limitato

Il processo di valutazione

Per poter valutare correttamente la fase di test, l’amministratore dovrebbe includere alcuni punti importanti nel suo registro di test:

  • Utilizzare solo i propri dati
    Perché la nuova versione può essere analizzata correttamente solo con dati di progetto reali.
  • Osservare le modifiche presenti nella nuova versione
    Elementi come la barra dei menù o le barre degli strumenti possono cambiare, ma possono portare a incrementi di produttività a lungo termine.
  • Scoprire e valutare nuove funzioni
    Uno sguardo più da vicino alle nuove funzioni. A volte si trova una nuova funzione che si adatta perfettamente alle vostre esigenze.
  • Ottenere una seconda e terza opinione
    Ha senso per diversi utenti fare le proprie esperienze in modo indipendente l’uno dall’altro e poi condividere le loro impressioni con l’amministratore.
  • Documentare i risultati e le opinioni
    Creare un registro delle valutazioni. Ciò servirà successivamente da base per il processo decisionale per l´aggiornamento.

Vantaggi su richiesta

Un nuovo aggiornamento può offrire una serie di vantaggi, a partire da una maggiore produttività attraverso processi di progettazione ottimizzati. Questo permette ai collaboratori di fare di più in meno tempo. A ciò si aggiunge il risparmio sulla mano d’opera dovuto ai nuovi strumenti presenti. Migliori prestazioni finanziarie, perché i disegni potranno essere ancora più precisi prevenendo così errori di produzione. Riduzione dei costi di manutenzione, perché viene eliminata la manutenzione dei programmi obsoleti con un conseguente miglioramento dei risultati. Creare processi end-to-end attraverso l’automazione, eliminando completamente alcuni costi.

Prendere la decisione giusta per l´aggiornamento di un software
Prendere la decisione giusta per l´aggiornamento di un software

Lasciate che i numeri parlino da soli

La questione dell’efficienza economica e del reale vantaggio di un aggiornamento del software è il fattore principale che spinge gli l’IT administrator delle aziende, i quali vogliono che il loro denaro venga investito in modo redditizio. Per questo motivo si guarda a ciò che esiste nella gestione aziendale da molto tempo: il ritorno sull’investimento (ROI). In altre parole, il rapporto tra capitale investito e utile della società. In questo contesto intervengono diversi fattori in termini di contenuti, tecnologia e logistica.

Semplici operazioni per calcolare il ROI

Supponiamo che il protocollo di valutazione sia positivo. A questo punto anche la direzione deve essere convinta di questa decisione. Affinché tutto ciò funzioni al meglio è necessario avere a propria disposizione tutti i dati necessari per dimostrare la fondatezza della scelta. Gli effetti finanziari di un’implementazione software possono venire così calcolati:

Costi del software
Se si dispone del software gratuitamente grazie ad un contratto di manutenzione esistente, l’investimento economico è nullo. In caso contrario, si devono elencare i costi di acquisto del software.

Costi d’installazione
Questi possono essere calcolati dalla somma del tempo richiesto dalla gestione CAD e dall’IT per installare l’aggiornamento software.

Costi per la formazione
Queste sono le ore di cui un collaboratore ha bisogno per organizzare un corso di formazione sul software, come la preparazione dei documenti, l’organizzazione logistica, il costo di un consulente esterno.

Spese per la formazione
Qui vengono calcolati i costi per il tempo effettivo che gli utenti trascorrono nella formazione.

Risparmio
Una stima viene dunque effettuata per valutare l’efficienza guadagnata dagli utenti grazie a questo aggiornamento. Questo calcolo per il risparmio è molto importante. Questa cifra compensa successivamente i costi del software, dell’installazione e della formazione sostenuti durante l’implementazione.

Dov´è il ritorno dell´investimento ?

Se i benefici e la redditività dell´investimento in un software devono essere determinati in anticipo, si raccomanda anche un’analisi del ritorno sull’investimento (ROI). I dati ottenuti servono spesso a convincere il management dell’importanza e della fondatezza del progetto pianificato, compreso il reparto finanziario. Si può poi determinare il rendimento sul capitale investito (ROI) sulla base dei dati raccolti.

Osservando i fattori di cui sopra ci si può già rendere conto dell’importanza che riveste il criterio del risparmio. Se i risparmi nel primo anno sono effettivamente superiori ai costi combinati, il rendimento sarà superiore al 100%. Il denaro per l’aggiornamento verrà dunque riguadagnato in meno di un anno. Poiché la maggior parte degli aggiornamenti software è in uso da uno a due anni, è necessario raggiungere un ROI di almeno il 50% per essere ripagare l’aggiornamento del software.

La Decisione: Si oppure No

Dotati di tutti i vostri dati e del calcolo del ROI, è ora giunto il momento per l’IT administrator di sottomettere le argomentazioni necessarie al direttivo e al responsabile amministrativo per richiedere il finanziamento. L’esperienza ha dimostrato che solo in questo modo gli aggiornamenti possono essere finanziati. L’IT administrator dovrebbe basare la sua decisione su fatti, analisi e sul ROI.

Prendere decisioni intelligenti sull’aggiornamento significa analizzare in parti uguali il software, far fare i test agli utenti e calcolare i costi. Grazie a questi fattori, un IT administrator può prendere le decisioni giuste in modo sereno.